Gremienkoordination

1 Gremienmitgliederkoordiniation

1.1 Gremienmitgliederverteiler:

Der Verteiler dient der "Begleitung" der Mitglieder in den Gremien. Zu Beginn erhalten die Mitglieder erste Infos, danach aktuelle Hinweise.

Standardmails für den Gremienverteiler: http://stura.uni-heidelberg.de:9001/p/Gremienbegr%C3%BC%C3%9Fung

1.2 Gremienschulung:

http://agsm.stura.uni-heidelberg.de/index.php/Gremienschulung

2 Noch zu tun (Erledigtes löschen)

• Treffen mit dem Fakultätsvorstand der PhilFak: Sitzung am 23.04. um 13Uhr s.t. im Büro Prof. Maul. 20 Minuten Zeit.
  
• Mail an Stöcklein: Studiendekane/Studienkommission-Verhältnis und Anzahl der Studis in der Berufungskommission erledigt in der Schlichtungssatzungsmail
  
• Wer geht zur Unter-AG Prüfungen?
• Adressdatei für Etiketten für die Fakultätsvorstände und die Dekanate
  
• Einladung etc. für Treffen am 7.5.
• Einladung für Senatsausschüsse
• Infomail an stud. Fakultätsratsmitlglieder, was auf sie zukommt (Entwurf fertig im päd) --> Anfang Mai verschicken
  
• Fahrpläne zur Besetzung von Senatsausschüssen erstellen (für das Wintersemester, beginnen im Juli, Senatstermin: 12.11.; alternativ: 23.07. -- vermutlich zu früh)
  
• Gremienreader ergänzen -> work in progress Gremienreader-Vorfassung an Treiber --> nach Ostern verschicken
  
• Konstitutionsszenarien für die StuRa-Sitzung am 11.04. vorbereiten (siehe päd) --> von Treiber gegenchecken lassen
  
• Beschreibung eines Referats für Gremien und Kommunikation? => ins Pad
• Uni-Übersicht: Evaluationssatzung und Fachratssatzung fehlen Antwort steht aus, vielleicht eine Erinnerung schicken?
  
• Erinnerungsmail an Fakultätsratsmitglieder: bitte mailt uns Gremientermine! Unirats-Termine
• Es fehlen: Senatsunterlagen Nr. 408 - 410 fürs Archiv. Archivdienst ist informiert.
  
• Liste: welche Gremiensachen fehlen

1. Berufungsinfo (Vorfassung kann über aklele verschickt werden)

• Anhand von typischen Prozessen wie Berufung, Er-/Überarbeitung einer Prüfungsordnung aufzeigen, welche Gremien auf welche Weise an solchen Prozessen beteiligt sind, das ist effektiver als nur irgendwelche Organigramme.
  

1. Schaubild: Ablauf der Berufung erstellen
2. Erläuterung zum Schaubild zum Q-Verfahren
3. Schaubild Prüfungsordnung ist vorhanden und im Gremienreader
   

• Für die meisten Gremien gibt es Standardmails (wo nicht müsste man sie schreiben, außerdem kann man bei Gelegenheit die Infos auf der FSK-Seite erweitern und dann in Zukunft auch darauf verweisen, dann wird die Mail nochmal kürzer und zugleich erreichen die Infos mehr Leute. (Einladungen zu Vortreffen sollten Leuten, die nicht wissen, worum es geht, Hinweise geben, um was für ein Gremium es sich handelt, wo sie weitere Informationen erhalten. welche Paragrafen oder Senatsbeschlüsse einschlägig sind und wie sie zur Vorbereitung beitragen können oder bereits beigetragen haben könnten.)

• Einarbeiten der Dschungelbuchartikel in und überarbeiten der StuRa-Gremienseite, abstimmen mit den Infos auf der StuRa-HP (sinnvolle Verknüpfungen, Doppelungen vermeiden, Links lege)
• Übersicht über die Senatsausschüsse aktuell halten; ggf. Unterseiten für wichtige Kommissionen einrichten
• Standard-Infomails zu allen Gremien erstellen, Text auch mit den StuRa-Gremienseiten abgleichen. Erstmal eine Übersicht machen, was da ist.
  
• Diskussion auf Fakultätsebene lostreten: wie können wir die Vernetzung zur uniweiten Ebene verbessern? (man kann sich vor der SAL-Sitzung wegen POen melden oder vor der Senatssitzung wegen Berufungen etc. Wenn man das in schwierigen Fällen schon in einer FSK-Sitzung, bevor die Unterlagen für SAL  bzw. Senate rausgehen, anspricht, dann entlastet das die Sitzung vorm Senat/SAL erheblich.
• "Fahrpläne" für alle Senatsausschüsse: SAL, MathNatGesFak, StuWe (keine Rückmeldung vom AK)
• To-Do-Listen anfertigen: Gremienarbeit und -koordination

Hierzu wäre es hilfreich, wenn viele Anregungen und Ideen kämen.

3 Alte Mails

0. Abschiedsmail an ehemalige Mitglieder

Liebe Leute auf diesem Verteiler,
am 31.8. ist eure Amtszeit ausgelaufen, letzte Woche habt ihr als letzte Mail noch den Hinweis auf die SAL-Sitzung am 8.10. erhalten.
Wir werden diesen Verteiler nun aktualisieren, d.h. euch von der Liste nehmen und die neuen Mitglieder draufsetzen.
Bei euch, die wir von diesem Verteiler runternehmen, verabschieden wir uns und bedanken uns für die Zuarbeit im letzten Jahr.
Wenn ihr weiterhin Informationen erhalten wollt, so könnt ihr euch auf den GrAus-Verteiler, graus@fsk.uni-heidelberg.de setzen. "GrAus" steht für Gremien-Austausch, der Verteiler ist für den gremienbezogenen Austausch eingerichtet worden.
Er soll ehemaligen Gremienmitgliedern und Menschen, die sich überlegen, in Gremien zu gehen und solche, die Gremien zuarbeiten, ermöglichen, weiterhin an Diskussionen teilzunehmen
Eine Öffnung der Gremiemitglieder-Verteiler hierfür ist insofern problematisch, als wir über diese Verteiler auch Informationen verschicken, die nur für Gremienmitglieder bestimmt sind und die wir nicht an andere weiterleiten dürfen. Viele Informationen an Gremienmitglieder können aber verbreitet werden und viele ehemalige Gremienmitglieder können wichtige Informationen und Anregungen zu aktuellen Diskussionen beitragen. Ebenso soll auf dem GrAus inhaltlicher diskutiert und eventuell auch Treffen koordiniert werden.
In den GrAus-Verteiler einschreiben könnt ihr euch hier:
https://fsk.uni-heidelberg.de/mailman/listinfo/graus
Viele Grüße
von der
Gremienkoordiniation der FSK

1. Infomail: Begrüßungsmail

Liebe neugewählte, studentische Mitglieder in den Fakultätsräten
herzlich willkommen zu eurer neuen Amtszeit! Für viele wird es die erste sein. Damit ihr nicht ins kalte Wasser springen müsst, erhaltet ihr hiermit eine erste Infomail mit Hinweisen und grundlegenden Informationen.
Nach und nach werden euch noch weitere Infomails erreichen. Wir wollen euch so den Einstieg in die Gremienarbeit erleichtern und wünschen euch eine produktive und gute Amtszeit.
Eine erste Orientierung bietet euch die Unterseite "Gremienarbeit" der FSK. Link: http://www.fsk.uni-heidelberg.de/gremienarbeit.html
Schaut euch dort ein wenig um. Für euch ist vor allem der kurze Abschnitt über die Arbeit in dezentralen Gremien von Interesse. Es schadet aber auch nicht, sich die über- und untergeordneten Strukturen zu Gemüte zu führen, denn einerseits wird euch im Fakultätsrat zugearbeitet, andererseits arbeitet ihr dem Senat und seinen Ausschüssen, zum Beispiel dem Senatssausschuss für Lehre (SAL) zu.
Auf der Seite findet ihr auch weiterführende Links zu einzelnen Gremien.
Wichtig für eure Arbeit wird es sein, euch vor den Sitzungen zu koordinieren. An Fakultäten mit vielen verschiedenen Fächern geht dies nicht ohne intensive Vortreffen und Recherchen im Vorfeld der eigentlichen Sitzung. Es lohnt hierbei immer, Aufgaben zu verteilen und Verfahrensregeln unter euch auszumachen. Traut euch ruhig, die bisherigen Mitglieder nach Verfahrensweisen und Ämtern sowie Funktionen in eurem Gremium zu fragen, sofern dies nicht schon längst geschehen ist.
Die erste Verantwortung, die euch in die Hände gelegt wird, ist die Wahl der studentischen Mitglieder in den Studienkommissionen und in den Prüfungsausschüssen. Um sie wählen zu können, müsst ihr auch Kandidat*innen finden. Wenn ihr euch noch nicht darum gekümmert habt, wird es jetzt höchste Zeit. Wichtige Email-Adressen, um Kontakt mit den Fachschaften aufzunehmen und um Kandidaturen oder Stellungnahmen zu bitten, findet ihr im Gremienwiki: http://agsm.fsk.uni-heidelberg.de/index.php/Emailverteiler
Solltet ihr einen neuen oder weiteren Email-Verteiler brauchen, meldet euch, die FSK kann euch einen einrichten.
In vielen Fakultäten steht danach oder zugleich die Wahl der Mitglieder der Qualitätssicherungsmittelkommissionen an - hierfür werden wir euch in einer weiteren Mail Informationen zukommen lassen.
Ein wichtiges Thema im Fakultätsrat sind die Prüfungsordnungen. Sie werden regelmäßig überarbeitet. In großen heterogenen Fakultäten ist das deshalb einer der häufigsten Themen, zwei bis drei pro Sitzung sind nicht selten. Hierzu bedarf es der Expertise aus dem Fach. Für die Heterofakultäten bedeutet das: Nehmt Kontakt auf zu Mitgliedern der betroffenen Fachschaften, Fachräte und Studienkommisionen. Für die Monofakultäten: Tauscht euch intensiv mit den Mitgliedern der Studienkommission aus.
Nach einer Abstimmung im Fakultätsrat wäre es wunderbar, wenn ihr eure Position über eine Prüfungsordnung selbständig den studentischen Mitgliedern im Senatsausschuss für Lehre (SAL) mitteilt. Das geht schnell und einfach über ein Formular. Link: http://www.fsk.uni-heidelberg.de/gremienarbeit/sal-rueckmeldung.html oder per Mail an sal@fsk.uni-heidelberg.de
Bei Berufungen und strukturellen Entscheidungen sind eure Informationen wichtig für die Mitglieder im Senat - auch das geht über ein Formular. Link: http://www.fsk.uni-heidelberg.de/gremienarbeit/senatsl-rueckmeldung.html oder per Mail an senat@fsk.uni-heidelberg.de
Um die Abstimmung zwischen den verschiedenen Gremien zu verbessern, gibt es eine Übersicht über Gremientermine. Diese Übersicht ist auf eure Zuarbeit angewiesen: schickt uns die Termine eurer Gremien, wir geben sie ein und alle können bei Bedarf nachgucken Link: http://sofo-hd.de/list?nDays=0&tag=gremien&title=Gremientermine
Das ist jetzt vielleicht alles etwas viel und abstrakt - daher planen wir eine Gremienschulung mit Überblicken und praktischen Beispielen aus der aktuellen Gremienarbeit.
Daher: Watch out for the Gremieneinführung - more to come
Für heute grüßt herzlich
die Gremienkoordination der FSK

2. Infomail

Liebe Mitglieder in den Fakultätsräten,
seit der letzten Infomail ist schon ein wenig Zeit vergangen und die erste Sitzung hat inzwischen stattgefunden. Deshalb schauen wir virtuell mal wieder vorbei und teilen euch ein paar Neuigkeiten mit!
Wichtig: Sobald ihr eine Einladung zum Fakultätsrat bekommt, sobald euer Vortreffen abgemacht ist: schickt uns den Termin! Wir tragen ihn im Gremienkalender sofo ein: http://sofo-hd.de/list?nDays=0&tag=gremien&title=Gremientermine
1. Tipps für euren Gremienalltag
a. Was tun, wenn es keine Unterlagen gibt?
Das sollte eigentlich nicht geschehen, insbesondere dann nicht, wenn über Kandidaturen und Prüfungsordnungen abgestimmt wird.
In solchen Fällen empfehlen wir, auf jeden Fall immer im Vorfeld zu fragen - sicherlich ist es ein Versehen.
Wenn ihr dennoch keine bekommt, gehört es sich, während der Sitzung zu protestieren und ggf. darum bitten, Abstimmungen zu vertagen.
Fragt in anderen Fachschaften, Fakultäten oder betroffenen Gremien nach, ob diese auch keine bekamen.
Ihr erreicht alle Betroffenen am Schnellsten über die entsprechenden Verteiler: http://agsm.fsk.uni-heidelberg.de/index.php/Emailverteiler
Arbeitet darauf hin, dass ihr auf eure Fragen auch eine Antwort erhaltet! Notfalls müsst ihr vorbeigehen.
Wir freuen uns über Ergänzungen bei den Adressen! Schreibt einfach, wenn ihr etwas wisst, dann können wir die Adressen ergänzen.
b. Wie kann man eigentlich selber Anträge stellen?
Das geht ganz einfach: ihr beantragt einen Tagesordnungspunkt innerhalb der Frist und schickt die Unterlagen gleich mit (oder nach, wenn ihr sie nicht rechtzeitig habt).
Die Frist sollte mit den Sitzungsterminen verschickt werden. Schaut mal auf den Brief, den ihr vom Dekan erhalten habt.
Wenn die Frist dort nicht vermerkt wurde, könnt ihr auch einfach in die Verfahrensordnung (VerfO) der Uni Heidelberg gucken. Dort ist von mindestens fünf Werktagen die Rede. Besser ist es aber natürlich, etwas mehr Zeit zu haben, um die Unterlgen auch gebührend konsultieren zu können.
Relevante Rechtstexte findet ihr übrigens hier: http://www.zuv.uni-heidelberg.de/recht/gesetze.html
c. Wie mächtig sind wir in Gremien. Oder: Was kann man tun, um einer Argumentation Nachdruck zu verleihen?
Wie ihr sicher bereits festgestellt habt, sind Student*innen in den Gremien in der Minderheit. Es gibt Diskussionen, in denen man den Eindruck gewinnen könnte, dass die studentischen Argumente nicht gehört werden angesichts der professoralen Mehrheit.
Das muss aber nicht so sein. Ihr habt die Möglichkeit, eine persönliche Erklärung nach § 10 der Verfahrensordnung abzugeben. Welche formalen Vorgaben ihr dabei erfüllen müsst, erfahrt ihr in der VerfO. Was es euch bringt, ist klar: ihr habt das Recht, eine kurze Rede zu halten und diese im Nachgang als Persönliche Stellungnahme ausformuliert zu den Akten zu geben. Dort wird sie dokumentiert und kann so leicht nicht mehr ignoriert werden.
Da ihr in eurer Funktion als studentische Vertreter*innen auch anderen Gremien zuarbeitet, erleichtert ihr den Student*innen dort die Vorbereitung, wenn ihr eure Stellungnahmen an diese weiterleitet. Diskussionen finden schließlich nicht nur in den Fakultätsräten statt, der Informationsfluss sollte deshalb für die Betroffenen stimmen.
Hier findet ihr sie: http://www.fsk.uni-heidelberg.de/gremienarbeit/persoenliche-erklaerungen.html
d. Umlaufverfahren
§ 9 (1) VerfO regelt die Beschlussfassung. Darin enthalten ist auch ein elektronische Verfahren zur Abstimmung, das sogenannte Umlaufverfahren.
Umlaufverfahren heißt, dass alle per Mail oder Brief abstimmen - d.h. ohne Aussprache. Daher ist gerade bei beratenden Gremien ein Umlaufverfahren eher widersinnig. Die Verfahrensordnung sieht Umlaufverfahren daher vor allem bei Themen wie Terminfindung oder Protokollabstimmung vor. EIn Umlaufverfahren muss sofort abgebrochen werden, wenn ein Gremienmitglied Widerspruch einlegt (die Angabre eines Grundes ist hierzu nicht nötig), auch das regelt § 9 (1). Und: "Bestehen Zweifel an der ordnungsgemäßen Durchführung des schriftlichen oder elektronischen Verfahrens, so ist dies unverzüglich zu rügen." Klar ist, dass es bei einem solchen Verfahren auch mal zu einer (gewollten oder ungewollten) Nachlässigkeit kommt. Deshalb: besser gar nicht erst darauf einlassen.
2. Aktuelle Infos:
a) Schulungen zu Chancengerechtigkeit in Berufungsverfahren und Diversitymanagement
Das Gleichstellungsbüro der Uni Heidelberg organisiert ein Seminar u.A. über Chancengerechtigkeit in Berufungskommissionen und in Personalauswahlverfahren. Wer schon immer mal Methoden kennen lernen wollte, wie in Berufungskommissionen gender bias zu vermeiden ist oder nach Begründungen für die Arbeit im Fakultätsrat sucht, kann sich gerne anmelden. Ihr seid gefragt: http://sofo-hd.de/event/1382734185 und http://sofo-hd.de/event/1383336840
b) Terminschlagzeiler:
Informiert euch über den Gremien-Austauschverteiler (kurz: GrAus) über anstehende Vorbereitungs- und Koordinierungstreffen. Ihr seid diejenigen, die im Fakultätsrat die Diskussionen mitverfolgt und die gefallenen Argumente und Positionen an andere Diskussionsteilnehmer*innen weitergeben könnt. Wie gesagt, finden dieselben Diskussionen auch außerhalb des Fakultätsrates statt. Manchmal werden sie von oben herab dort hinein getragen manchmal von unten herauf über die Dekane in den Senat. Lasst eure studentischen Vertreter*innen dort nicht nur die Ansichten der Dekane hören. Informiert euch, beteiligt euch!
3. Aktuelle Themen in der uniweiten Diskussion:
a) Sprachanforderungen:
Hierüber wird im SAL (Senatsausschuss für Lehre) diskutiert. Worum es geht, erfahrt ihr hier:
http://fsk.uni-heidelberg.de:9001/p/sprachen
Ergänzungen sind willkommen.
b) Schlichtung der Qualitätssicherungsmittel:
Anfang des Jahres wurden drei Modelle zur Diskussion in die Fakultätsräte gegeben:
http://agsm.fsk.uni-heidelberg.de/index.php/SchlichtungQuaSiMi
Wie ist der aktuelle Stand in eurer Fakultät? Hierzu wird es noch ein eigenes Treffen geben, aber vorher einen Überblick zu haben, wäre hilfreich. Ihr könnt eure Rückmeldung gleich ins Etherpad schreiben:
http://fsk.uni-heidelberg.de:9001/p/Schlichtung_Stand_Fakultaeten
Gibt es Fragen? Meldet euch, wann immer ihr mögt.
Für heute grüßt herzlich
die Gremienkoordination der FSK
PS: Verfahrensordnungen gibt es im ZFB. Holt euch ein Exemplar ab oder lasst es euch an eure Fachschaft schicken.

Mail an eine Fachschaft

Liebe FreundInnen in der Fachschaft x,
danke für den informativen Abend, wir haben viel über x erfahren und hoffen, ihr auch viel über studentische Mitbestimmung und wir waren nicht zu chaotisch!
Hier nun die Nachbereitung der Veranstaltung zum Nachlesen. Ein wenig später also versprochen, sorry!
1. StuRa ist schön, macht aber auch viel Arbeit
1.1 Die StuRa-Wahl findet statt vom 18.-20.11.13, also von Montag bis Mittwoch. Weist eure Studierenden auf die Wahl hin und macht nochmals in Gesprächen Wahlkampf für eure Kandidatinnen!
Wenn ihr noch Materialien und Plakate benötigt, bekommt ihr sie im Zentralen Fachschaftenbüro (ZFB). Die Vorstellung eurer Kandidatinnen findet ihr auf dieser Homepage: http://fsk.uni-heidelberg.de/stura-vorstellung/index
Gewählt wird in der Neuen Uni! Geht gemeinsam nach dem Seminar hin. Frü die Zukunft kann man sich mekren: es geht auch via Briefwahl: http://www.zuv.uni-heidelberg.de/md/zuv/recht/wahlen/antrag_briefwahl.studierendenrat.pdf
1.2 Der Fachschaftsrat (FSR) ist zu wählen. Zur Instanz eurer offiziellen Studierendenvertretung wird er aber erst mit der Konstitution des StuRas im Dezember. Ihr könnt euch überlegen, den FSR im Zuge euerer Selbstorganisation jetzt schon zu wählen, dann solltet ihr aber die Wahl im neuen Jahr wiederholen. Im selben Zuge müsst ihr eure Satzung schreiben, in der ihr den Status des FSR bestimmen könnt. Das Verfahren ist wie folgt: es gibt eine Standard-Satzung, von der ihr mit eurer Satzung abrücken könnt. Orientiert euch an der Standardsatzung und überprüft, an welchen Punkten ihr davon abweichen wollt und bringt die ausgearbeitete Satzung als Antrag in den StuRa ein. Hier ist ein Rohling, an welchem ihr feststellen könnt, welche Bestimmungen in eine Satzung müssen und welche können: http://www.fsk.uni-heidelberg.de/fileadmin/Dokumente/VS/FS_Satzungsvorlage_AGVS.pdf
1.3 Zum Nachlesen sei hier nochmal die Organisationssatzung des Verfassten Studierendenschaft (die StuRa-Satzung) verlinkt. Im Anhang befindet sich z.B. die Satzung für Studienfachschaften. http://www.zuv.uni-heidelberg.de/md/zuv/recht/wahlen/organisationssatzung_vs_2013-05-31.pdf
2. So viele Gremien: wie sind die Tanskulturellen Studien davon betroffen?
2.1 Qualitätssicherungsmittelkommission (QSMK): Gewählt werden die studentischen Mitglieder in der Fakultätsfachschaft, d.h. von euren studentischen Mitgliedern im Fakultätsrat. Dafür brauchen sie eure Vorschläge. Die Amtszeit für die studentischen Mitglieder in dieser Kommission beträgt in der Regel 1 Jahr. Bitte denkt also rechtzeitig daran, d.h. vor Ablauf der Amtszeit, die Kandidaturen für die kommende Amtszeit an die studentischen Mitglieder im Fakultätsrat mitzuteilen.
In der Kommission haben die studentischen Mitglieder ein Vetorecht, denn das Gesetz über die Qualitätsssicherungsmittel sieht vor, dass sie im Einvernehmen mit den Studierenden zu vergeben sind. Nachlesen könnt ihr das hier: http://www.landesrecht-bw.de/jportal/portal/t/12ea/page/bsbawueprod.psml?pid=Dokumentanzeige&showdoccase=1&js_peid=Trefferliste&documentnumber=4&numberofresults=9&fromdoctodoc=yes&doc.id=jlr-QualSiGBWpP1%3Ajuris-lr00&doc.part=X&doc.price=0.0&doc.hl=1
2.2 Fachrat:
Der Fachrat ist, im Gegensatz zur QSMK, ein direkt gewähltes Gremium auf Fachebene. Er arbeitet insbesondere der Studienkommission auf Fakultätsebene zu und vertritt das Fach auch nach Innen.
Die AG VS organisiert die Wahlen und ist eure Ansprechpartnerin, um die Wahlen in eurem Fach abzuhalten.
Es gibt (neu!) auch einen Flyer in Englisch: http://www.fsk.uni-heidelberg.de/fileadmin/Dokumente/Fachrat/Flyer_Fachrat_englisch.pdf
2.3 Fakultätsrat:
Der Fakultätsrat y, an welcher auch x angesiedelt sind, ist das erste beschlussfassende Gremium. Die QSMK und der Fachrat sind Gremien, die dem Fakultätsrat zuarbeiten. Weil die Zusammensetzung für Studierende ein Nachteil ist (z.B. nehmen alle Professoren der 25 Fächer der Philosophischen Fakultät, aber nur 8 studentische VertreterInnen teil), sind die Studierenden im Fakultätsrat auf eure Rückmeldung angewiesen.
Kontaktieren könnt ihr eure VertreterInnen über diesen Verteiler: y@fsk.uni-heidelberg.de
3. Rechtsinformationen
Hier ein paar Links:
a). http://www.zuv.uni-heidelberg.de/recht/gesetze.html (LHG, VerfO, Grundordnung, ...)
b). http://www.landesrecht-bw.de/jportal/portal/t/12ea/page/bsbawueprod.psml?pid=Dokumentanzeige&showdoccase=1&js_peid=Trefferliste&documentnumber=4&numberofresults=9&fromdoctodoc=yes&doc.id=jlr-QualSiGBWpP1%3Ajuris-lr00&doc.part=X&doc.price=0.0&doc.hl=1
c) Gremienflyer: http://www.fsk.uni-heidelberg.de/fileadmin/Dokumente/Fachschaften_Orientierung/Flyer_Gremien.pdf

1. Mail an alle Fakultätsvorstände

Sehr geehrte Dekan*innen, Prodekan*innen, Studiendekan*innen und Fakultätsgeschäftsführer*innen,
am 10.12.2013 hat sich der Studierendenrat der Universität Heidelberg konstituiert. Mit diesem Schreiben möchten wir Sie informieren über die Änderungen im Zuge der Wiedereinführung der VS, sofern sie die Fakultäten betreffen.
Was ändert sich?
Auf Fachebene konstituieren sich die Studienfachschaften. Hierzu halten sie teilweise Urabstimmungen über ihre Satzungen innerhalb ihrer Studienfachschaft ab. Studienfachschaft meint an dieser Stelle die Gesamtheit der Studierenden eines Faches und wir umgangssprachlich häufig auch als Fachschaft bezeichnet. Gibt sich die Studienfachschaft keine eigene Satzung, gilt das Regelmodell. Künftig senden wir Ihnen daher, neben den Aushängen für die Fachratswahlen, auch Aushänge für die Studienfachschaftswahlen zu. Sollten Sie ihrerseits Aushänge haben, können Sie uns diese gerne schicken.
Nach erfolgter Urabstimmung, oder beim Regelmodell sofort, werden in allen Verfassten Studienfachschaften Fachschaftsräte gewählt. Sie bilden das beschlussfassende Organ der Studienfachschaft.
Es können von der Verfassten Studierendenschaft laut § 65 (a) des Landeshochschulgesetzes auch auf dezentraler Ebene Vertreter*innen mit beratendem Stimmrecht in die Fakultätsräte entsand werden. Näheres regelt eine Fakultätsfachschaftssatzung. Diesbezüglich werden wir Sie in nächster Zeit kontaktieren.
Schicken Sie künftig bitte die Tagesordnung für den Fakultätsrat - wie in der Philosophischen Fakultät bereits üblich - an die Studienfachschaften Ihrer Fakultät. Eine aktuelle Liste erhalten Sie auf Nachfrage gerne von uns.
Eine Übersicht über die Studienfachschaftssatzungen finden Sie hier:
http://www.stura.uni-heidelberg.de/fachschaften/studienfachschaftssatzungen/
Die Sturasatzung finden Sie hier:
http://www.stura.uni-heidelberg.de/fileadmin/Dokumente/VS/organisationssatzung_vs_2013-05-31.pdf
QuaSiMiKo
Laut § 3 (1) des Qualitätssicherungsmittelgesetz können die studentischen Mitglieder in den Qualitätssicherungsmittelkommissionen von der Verfassten Studierendenschaft bestellt werden. Das bedeutet, dass die Fachschaftsräte der konstituierten Studienfachschaften künftig ihre VertreterInnen benennen können, sofern diese es in ihrer Studienfachschaftssatzung festgehalten haben. Eine Wahl im Fakultätsrat durch die Studierenden im Fakultätsrat entfällt in diesem Fall. Wir halten Sie auf dem Laufenden.
Fachrat
An der Philosophischen und Neuphilologischen Fakultät sowie der Fakultät für Verhaltens- und Empirische Kulturwissenschaften laufen derzeit die Fachratswahlen für die studentischen Mitglieder. Bitte beachten sie, dass die Fachschaftsräte die Aufgaben der Fachräte nicht ersetzen, denn die Fachschaftsräte sind Gremien der Verfassten Studierendenschaft sprechen nur für die Studierendenschaft.
Eine fortlaufend aktualisierte Übersicht über die Ergebnisse der Fachratswahlen finden Sie hier.
http://www.stura.uni-heidelberg.de/fileadmin/Dokumente/Fachrat/Fachraete_2014.pdf
Redebedarf
Gerne treffen wir uns mit Ihnen, um über Fragen und Anregungen zur Gremienarbeit und Konstitution der VS reden. Melden Sie sich unter der Adresse gremien@stura.uni-heidelberg.de
Andere Fragen zur Verfassten Studierendenschaft können Sie an buerodienst@stura.uni-heidelberg.de richten, der Bürodienst wird die Mails dann an zuständige Referate, AKs, Gremienmitglieder
oder die Referatekonferenz, das Exekutivorgan des Studierendenrats weiterleiten.
Unsere Homepage finden Sie übrigens hier: http://www.stura.uni-heidelberg.de/
Dort finden Sie auch Sitzungsunterlagen, Protokolle, Beschlüsse und Kandidaturaufrufe.
Über Anregungen zur Weiterentwicklung der Seiten freuen wir uns.
Beste Grüße
Ihr Referat für Gremienkoordination und Studienfachschaftskonstitution
Anhang:
Flyer zur Fachschaftsratswahl
Flyer zur Urabstimmung

damaliger Entwurf:

1. Positionspapier Gremienmitglieder der VS:
Laut § 65a (6) des Landeshochschulgesetzes kann die VS in die zentralen und dezentralen Gremien der akademischen Selbstverwaltung Gremienmitglieder mit beratendem Stimmrecht entsenden. Der entsprechende Passus lauter: Die Organe der Studierendenschaft haben das Recht, im Rahmen ihrer Aufgaben Anträge an die zuständigen Kollegialorgane der Hochschule zu stellen; diese sind verpflichtet, sich mit den Anträgen zu befassen. Die Studierendenschaft kann nach Maßgabe ihrer Organisationssatzung jeweils einen Vertreter oder eine Vertreterin benennen, der beziehungsweise die an allen Sitzungen des Senats und des Fakultätsrats mit beratender Stimme teilnehmen kann."
Auch die Organisationssatzung sieht dies vor. Der StuRa sollte diese Plätze zum Sommersemester ausgeschreiben und besetzen. Der entsprechende Passus lautet: § 17 (2) Der StuRa ist auf zentraler Ebene für alle Angelegenheiten der Studierendenschaft nach § 2 dieser Satzung zuständig, insbesondere für: [...] - 3 Wahl und Abberufung der Vertreter*in des StuRa im Senat nach § 65 a (6) LHG, [...] - 5 Wahl und Abwahl von studentischen Vertreter*innen in Gremien auf zentraler Ebene der Universität Heidelberg, soweit hierzu keine direkten Wahlen stattfinden [...]"
Auf dezentraler Ebene - auf der Ebene der Fächer sowie der Fakultäten - sollte der StuRa die Studienfachschaften aufrufen, sobald sie konstituiert sind, dassselbe zu tun. Hierbei ist zu klären, welche Gremien genau gemeint sind (auf Fachebene könnte das z.B. das Direktorium sein).
Die Mitglieder auf zentraler Ebene sollen die Positionen des StuRa in den zentralen Gremien vertreten und Positionierungen einbringen. Sie sollen den Kontakt zwischen der Studierendenvertretung und den Gremien der akademischen Selbstverwaltung ins Leben rufen und am Leben halten. Daher sollen sie eng in die Aktivitäten der VS eingebunden sein.
Verfahrensvorschlag: das Gremienreferat wird beauftragt einen Aufruf zu verfassen, in der nächsten Gremiensprechstunde wird hierzu nochmal gesammelt und der StuRa verabschiedet den Aufruf dann im März.
2. Positionspapier Gremienarbeit insgesamt:
Ideeler Antrag: Vorgabe, in alle Gremien der Uni Heidelberg Menschen zu entsenden, Satzungen und Prüfungsordnungen umzuschreiben, die Verfasste Studierendenschaft auf zentraler und dezentraler Ebene im Q-System der Uni Heidelberg zu verorten, in Gremien ohne Studierende, Studierende reinzubringen (z.b. Direktorien), die Beschlüsse des StuRa in andere Gremien einzubringen (z.B. zu Themen wie Diversity), einen Vorschlag für eine Liste bei der Senatswahl einzureichen, etc.
Verfahrensvorschlag: das Gremienreferat wird beauftragt einen Aufruf zu erabeiten, in den nächsten Gremiensprechstunden und in der Gremienschulung wird hierzu nochmal gesammelt und gearbeitet und der StuRa befasst sich im Sommersemester damit. Die Sache ist dringlich, da daran unter anderem hängt, ob der StuRa für die Gremienwahlen am 8.7. eine Liste aufstellt.
Ankündigung Gremienschulung
Das Gremienreferat führt Ende Februar eine Schulung durch. Es handelt sich um einen Modelldurchlauf, der dann weiterentwickelt werden soll und ggf. im Sommersemester nochmals angeboten wird. Zielgruppe: die neu gewählten, studentischen Mitglieder der Fachräte und Fachschaftsräte und für die sich bereits im Amt bewährenden, studentischen Mitglieder der Fakultätsräte und Studienkommissionen sowie für die StuRa-Mitglieder. In dieser sollen die in Gremien engagierten Student*innen u.A. erfahren, welche Gremien und Strukturen es gibt, welchen Weg Entscheidungen nehmen, wie Studierende eingebunden sind und wie sie studentische Anliegen in den Gremien vertreten können. Planung: jeden Freitag in der Gremiensprechstunden und in den Arbeitstreffen. Wer mitmachen will, möge sich melden: gremien@stura.uni-heidelberg.de
Verfahren:
Ausschreiben, Leute bewerben sich, arbeiten sich ein und werden dann gewählt. Sollten an den Vortreffen teilnehmen und thematisch bewandert sein.

Mail an den Fakultätsvorstand PhilFak fürs Treffen:

[...]

in Vorbereitung auf das Treffen am kommenden Mittwoch schicken wir Ihnen unsere Themen, die wir ansprechen wollen.

Diese sind:

Qualitätssicherungsmittelkommission
VS-Vertreter*innen in den Gremien
Konstitution der Studienfachschaften
Fakultätsfachschaft
Kommunikation
Schlichtungssatzung
Fachratsatzung
Punkte für die Gremienschulung im ÜK-Bereich

1. QuaSiMiKo
Laut § 3 (1) des Qualitätssicherungsmittelgesetz können die studentischen Mitglieder in den Qualitätssicherungsmittelkommissionen von der Verfassten Studierendenschaft bestellt werden.
Das bedeutet, dass die Fachschaftsräte der konstituierten Studienfachschaften künftig ihre VertreterInnen benennen können, sofern diese es in ihrer Studienfachschaftssatzung festgehalten haben.
Eine Wahl im Fakultätsrat durch die Studierenden im Fakultätsrat entfällt in diesem Fall.

Es gibt eine Regelsatzung, die für alle Studienfachschaften gilt, die keine eigene Regelung in diesem Fall haben:
Satzung zur Entsendung von Vertreter*innen in die dezentralen Qualitätssicherungsmittelkommissionen

"Gemäß § 3 Abs. 1 QualSiG sowie § 34 Abs. 3 GrundO der Universität Heidelberg und § 17 Abs. 2 Unterpunkt 5 OrgS des Studierendenrats regelt der Studierendenrat mit dieser Satzung die Entsendung in die dezentralen Qualitätssicherungsmittelkommissionen
§ 1 Studienfachschaften entsenden gemäß ihrer Satzung Vertreter*innen in die dezentalen Qualitätssicherungsmittelkommissionen ihres Faches oder ihrer Fächer.
§ 2 Wenn die Studienfachschaftssatzung hierzu keine Regelung trifft, findet folgendes Verfahren Anwendung:
(1) Die Fachschaftsvollversammlung ... macht...dem Fachschaftsrat einen Benennungsvorschlag. Der Vorschlag umfasst soviele Personen wie Plätze zu besetzen sind.
(2) Der Fachschaftsrat entsendet auf Grundlage des Vorschlags der Fachschaftsvollversammlung Vertreter*innen in die dezentrale Qualitätssicherungsmittelkommission."

Diese Satzung wird vom Rektor im Laufe der nächsten Wochen veröffentlicht werden. Wir werden Ihnen eine Übersicht zusammenstellen, welche Studienfachschaften eigene Regelungen haben und welche nach dem Regelmodell entsenden.

2. Entsendung der VS-Vertreter*innen in den Fakultätsrat
Die Verfasste Studierendenschaft kann laut § 65 (a) des Landeshochschulgesetzes auch auf dezentraler Ebene Vertreter*innen mit beratendem Stimmrecht in die Fakultätsräte entsenden. Näheres regelt eine Fakultätsfachschaftssatzung.

Die Organisationssatzung der VS der Uni Heidelberg sieht hierzu in § 17 (2) OrgS vor:
„Der StuRa ist auf zentraler Ebene für alle Angelegenheiten der Studierendenschaft nach § 2 dieser Satzung zuständig, insbesondere für: [...] - 3 Wahl und Abberufung der
Vertreter*in des StuRa im Senat nach § 65 a (6) LHG, [...] - 5 Wahl und Abwahl von studentischen Vertreter*innen in Gremien auf zentraler Ebene der Universität Heidelberg, soweit hierzu keine direkten Wahlen stattfinden [...]“.

Diesen Mitgliedern sind wie den anderen studentischen Mitgliedern die Unterlagen zur Verfügung zu stellen. Die Stellen werden derzeit ausgeschrieben. Sie werden informiert, sobald die Wahlen darüber stattgefunden haben.
Das Ministerium hat inzwischen schriftlich bestätigt, dass diese Mitglieder wie alle anderen Mitlglieder zur Verschwiegenheit verpflichtet sind und alle Unterlagen erhalten, die auch die übrigen Mitglieder erhalten. Wir werden Ihnen dieses Schreiben mitbringen.

3. Konstitution der SFS
Bisher haben einen Fachschaftsrat gewählt folgende Studienfachschaften: Islamwissenschaft/Iranistik und Ägyptologie.
Dieses Sommersemester konstituieren sich auch die übrigen Fachschaften der Philosophischen Fakultät.
Die Studienfachschaften legitimieren sich über Wahlen, deshalb stehen nun die Fachschaftsratswahlen in den einzelnen Studienfachschaften an.
Schicken Sie künftig bitte die Tagesordnung für den Fakultätsrat -- wie bereits üblich -- an die Studienfachschaften Ihrer Fakultät. Eine jeweils aktuelle Liste erhalten Sie gerne von uns.

4. Fakultätsfachschaft
Sobald die Studienfachschaften konstituiert sind, wird sich die Fakultätsfachschaft konstituieren. Wir halten Sie auf dem Laufenden. Künftig wird sie das VS-Mitglied im Fakultätsrät entsenden, momentan tut dies der StuRa.

5. Kommunikation
Gerne treffen wir uns mit Ihnen, um über Fragen und Anregungen zur Gremienarbeit und Konstitution der VS reden. Melden Sie sich unter der Adresse gremien@stura.uni-heidelberg.de
Andere Fragen zur Verfassten Studierendenschaft können Sie an buerodienst@stura.uni-heidelberg.de richten, der Bürodienst wird die Mails dann an zuständige Referate, AKs, Gremienmitglieder
oder die Referatekonferenz, das Exekutivorgan des Studierendenrats weiterleiten.
Unsere Homepage finden Sie hier: http://www.stura.uni-heidelberg.de/
Dort finden Sie auch Sitzungsunterlagen, Protokolle, Beschlüsse und Kandidaturaufrufe.
Über Anregungen zur Weiterentwicklung der Seiten freuen wir uns.

5. Schlichtungssatzung
Wir sind seit längerem dabei, eine tragfähige Lösung für die Schlichtung der QuaSiMi zu erarbeiten und hoffen auf Ihre Unterstützung in dieser Angelgenheit. Über den aktuellen Stand werden wir Sie informieren. Die aktuelle Fassung unseres Vorschlags finden Sie hier:
http://agsm.stura.uni-heidelberg.de/index.php/Schlichtungssatzung#Aktueller_Text

6. Fachratssatzung
Wir erarbeiten gerade eine Neufassung der Fachratssatzung, die wir Ihnen kurz vorstellen werden. Über Anregungen Ihrerseits, vor allem im Nachgang zu unserem Treffen, freuen wir uns.

7. Punkte für die Gremienschulung im ÜK-Bereich
Mitte Juni wird eine studentisch organisierte Gremienschulung angeboten für alle an der Gremienarbeit Interessierten.
Künftige studentische Gremienmitglieder können dabei schon einmal die wichtigsten Abläufe kennen lernen, alte Gremienmitglieder können ihre Arbeit rekapitulieren, wenn sie denn weiter machen wollen.
Wir würden es begrüßen, wann man dafür auch Punkte im ÜK-Bereich erweben könnte.

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