Version vom 4. April 2014, 18:16 Uhr

1 Gremienmitgliederkoordiniation

1.1 Gremienmitgliederverteiler:

Der Verteiler dient der "Begleitung" der Mitglieder in den Gremien. Zu Beginn erhalten die Mitglieder erste Infos, danach aktuelle Hinweise.

Standardmails für den Gremienverteiler: http://stura.uni-heidelberg.de:9001/p/Gremienbegr%C3%BC%C3%9Fung

1.2 Gremienschulung:

http://agsm.stura.uni-heidelberg.de/index.php/Gremienschulung

2 Noch zu tun (Erledigtes löschen)

• Treffen mit dem Fakultätsvorstand der PhilFak: Sitzung am 23.04. um 13Uhr s.t. im Büro Prof. Maul. 20 Minuten Zeit.
  
• Wer geht zur Unter-AG Prüfungen?
• Unirats-Termine
• Adressdatei für Etiketten für die Fakultätsvorstände
  
• Infomail an stud. Fakultätsratsmitlglieder, was auf sie zukommt (Entwurf fertig im päd)
  
• Infoamail wegen Wahlterminanmeldung
• Infomail wegen Ausschreibungen der diversen Ausschüsse etc., zusätzliche Extramail wegen Promotionsstudis: Treffen am 2.4.
• Infomail wegen Gremienwahlen im SoSe
  
• Fahrpläne zur Besetzung von Senatsausschüssen erstellen
• Gremienreader ergänzen -> work in progress Gremienreader-Vorfassung an Treiber
  
• Konstitutionsszenarien für die StuRa-Sitzung am 11.04. vorbereiten (siehe päd)
• Satzungen: sobald abgestimmt nochmal checken, ob wir die richtige Fassung haben und zwar auch in einem verarbeitbaren Format für die ZUV!
• Beschreibung eines Referats für Gremien und Kommunikation? => ins Pad
• Uni-Übersicht: Evaluationssatzung und Fachratssatzung fehlen Antwort steht aus, vielleicht eine Erinnerung schicken?
  
• Erinnerungsmail an Fakultätsratsmitglieder: bitte mailt uns Gremientermine!
• Es fehlen: Senatsunterlagen Nr. 408 - 410
• Liste: welche Gremiensachen fehlen

1. Berufungsinfo (Vorfassung kann über aklele verschickt werden)

• Anhand von typischen Prozessen wie Berufung, Er-/Überarbeitung einer Prüfungsordnung aufzeigen, welche Gremien auf welche Weise an solchen Prozessen beteiligt sind, das ist effektiver als nur irgendwelche Organigramme.
  

1. Schaubild: Ablauf der Berufung erstellen
2. Erläuterung zum Schaubild zum Q-Verfahren
3. Schaubild Prüfungsordnung ist vorhanden und im Gremienreader
   

• Für die meisten Gremien gibt es Standardmails (wo nicht müsste man sie schreiben, außerdem kann man bei Gelegenheit die Infos auf der FSK-Seite erweitern und dann in Zukunft auch darauf verweisen, dann wird die Mail nochmal kürzer und zugleich erreichen die Infos mehr Leute. (Einladungen zu Vortreffen sollten Leuten, die nicht wissen, worum es geht, Hinweise geben, um was für ein Gremium es sich handelt, wo sie weitere Informationen erhalten. welche Paragrafen oder Senatsbeschlüsse einschlägig sind und wie sie zur Vorbereitung beitragen können oder bereits beigetragen haben könnten.)

• Einarbeiten der Dschungelbuchartikel in und überarbeiten der StuRa-Gremienseite, abstimmen mit den Infos auf der StuRa-HP (sinnvolle Verknüpfungen, Doppelungen vermeiden, Links lege)
• Übersicht über die Senatsausschüsse aktuell halten; ggf. Unterseiten für wichtige Kommissionen einrichten
• Standard-Infomails zu allen Gremien erstellen, Text auch mit den StuRa-Gremienseiten abgleichen. Erstmal eine Übersicht machen, was da ist.
  
• Diskussion auf Fakultätsebene lostreten: wie können wir die Vernetzung zur uniweiten Ebene verbessern? (man kann sich vor der SAL-Sitzung wegen POen melden oder vor der Senatssitzung wegen Berufungen etc. Wenn man das in schwierigen Fällen schon in einer FSK-Sitzung, bevor die Unterlagen für SAL  bzw. Senate rausgehen, anspricht, dann entlastet das die Sitzung vorm Senat/SAL erheblich.
• "Fahrpläne" für alle Senatsausschüsse: SAL, MathNatGesFak, StuWe (keine Rückmeldung vom AK)
• To-Do-Listen anfertigen: Gremienarbeit und -koordination

Hierzu wäre es hilfreich, wenn viele Anregungen und Ideen kämen.

3 Alte Mails

0. Abschiedsmail an ehemalige Mitglieder

Liebe Leute auf diesem Verteiler,
am 31.8. ist eure Amtszeit ausgelaufen, letzte Woche habt ihr als letzte Mail noch den Hinweis auf die SAL-Sitzung am 8.10. erhalten.
Wir werden diesen Verteiler nun aktualisieren, d.h. euch von der Liste nehmen und die neuen Mitglieder draufsetzen.
Bei euch, die wir von diesem Verteiler runternehmen, verabschieden wir uns und bedanken uns für die Zuarbeit im letzten Jahr.
Wenn ihr weiterhin Informationen erhalten wollt, so könnt ihr euch auf den GrAus-Verteiler, graus@fsk.uni-heidelberg.de setzen. "GrAus" steht für Gremien-Austausch, der Verteiler ist für den gremienbezogenen Austausch eingerichtet worden.
Er soll ehemaligen Gremienmitgliedern und Menschen, die sich überlegen, in Gremien zu gehen und solche, die Gremien zuarbeiten, ermöglichen, weiterhin an Diskussionen teilzunehmen
Eine Öffnung der Gremiemitglieder-Verteiler hierfür ist insofern problematisch, als wir über diese Verteiler auch Informationen verschicken, die nur für Gremienmitglieder bestimmt sind und die wir nicht an andere weiterleiten dürfen. Viele Informationen an Gremienmitglieder können aber verbreitet werden und viele ehemalige Gremienmitglieder können wichtige Informationen und Anregungen zu aktuellen Diskussionen beitragen. Ebenso soll auf dem GrAus inhaltlicher diskutiert und eventuell auch Treffen koordiniert werden.
In den GrAus-Verteiler einschreiben könnt ihr euch hier:
https://fsk.uni-heidelberg.de/mailman/listinfo/graus
Viele Grüße
von der
Gremienkoordiniation der FSK

1. Infomail: Begrüßungsmail

Liebe neugewählte, studentische Mitglieder in den Fakultätsräten
herzlich willkommen zu eurer neuen Amtszeit! Für viele wird es die erste sein. Damit ihr nicht ins kalte Wasser springen müsst, erhaltet ihr hiermit eine erste Infomail mit Hinweisen und grundlegenden Informationen.
Nach und nach werden euch noch weitere Infomails erreichen. Wir wollen euch so den Einstieg in die Gremienarbeit erleichtern und wünschen euch eine produktive und gute Amtszeit.
Eine erste Orientierung bietet euch die Unterseite "Gremienarbeit" der FSK. Link: http://www.fsk.uni-heidelberg.de/gremienarbeit.html
Schaut euch dort ein wenig um. Für euch ist vor allem der kurze Abschnitt über die Arbeit in dezentralen Gremien von Interesse. Es schadet aber auch nicht, sich die über- und untergeordneten Strukturen zu Gemüte zu führen, denn einerseits wird euch im Fakultätsrat zugearbeitet, andererseits arbeitet ihr dem Senat und seinen Ausschüssen, zum Beispiel dem Senatssausschuss für Lehre (SAL) zu.
Auf der Seite findet ihr auch weiterführende Links zu einzelnen Gremien.
Wichtig für eure Arbeit wird es sein, euch vor den Sitzungen zu koordinieren. An Fakultäten mit vielen verschiedenen Fächern geht dies nicht ohne intensive Vortreffen und Recherchen im Vorfeld der eigentlichen Sitzung. Es lohnt hierbei immer, Aufgaben zu verteilen und Verfahrensregeln unter euch auszumachen. Traut euch ruhig, die bisherigen Mitglieder nach Verfahrensweisen und Ämtern sowie Funktionen in eurem Gremium zu fragen, sofern dies nicht schon längst geschehen ist.
Die erste Verantwortung, die euch in die Hände gelegt wird, ist die Wahl der studentischen Mitglieder in den Studienkommissionen und in den Prüfungsausschüssen. Um sie wählen zu können, müsst ihr auch Kandidat*innen finden. Wenn ihr euch noch nicht darum gekümmert habt, wird es jetzt höchste Zeit. Wichtige Email-Adressen, um Kontakt mit den Fachschaften aufzunehmen und um Kandidaturen oder Stellungnahmen zu bitten, findet ihr im Gremienwiki: http://agsm.fsk.uni-heidelberg.de/index.php/Emailverteiler
Solltet ihr einen neuen oder weiteren Email-Verteiler brauchen, meldet euch, die FSK kann euch einen einrichten.
In vielen Fakultäten steht danach oder zugleich die Wahl der Mitglieder der Qualitätssicherungsmittelkommissionen an - hierfür werden wir euch in einer weiteren Mail Informationen zukommen lassen.
Ein wichtiges Thema im Fakultätsrat sind die Prüfungsordnungen. Sie werden regelmäßig überarbeitet. In großen heterogenen Fakultäten ist das deshalb einer der häufigsten Themen, zwei bis drei pro Sitzung sind nicht selten. Hierzu bedarf es der Expertise aus dem Fach. Für die Heterofakultäten bedeutet das: Nehmt Kontakt auf zu Mitgliedern der betroffenen Fachschaften, Fachräte und Studienkommisionen. Für die Monofakultäten: Tauscht euch intensiv mit den Mitgliedern der Studienkommission aus.
Nach einer Abstimmung im Fakultätsrat wäre es wunderbar, wenn ihr eure Position über eine Prüfungsordnung selbständig den studentischen Mitgliedern im Senatsausschuss für Lehre (SAL) mitteilt. Das geht schnell und einfach über ein Formular. Link: http://www.fsk.uni-heidelberg.de/gremienarbeit/sal-rueckmeldung.html oder per Mail an sal@fsk.uni-heidelberg.de
Bei Berufungen und strukturellen Entscheidungen sind eure Informationen wichtig für die Mitglieder im Senat - auch das geht über ein Formular. Link: http://www.fsk.uni-heidelberg.de/gremienarbeit/senatsl-rueckmeldung.html oder per Mail an senat@fsk.uni-heidelberg.de
Um die Abstimmung zwischen den verschiedenen Gremien zu verbessern, gibt es eine Übersicht über Gremientermine. Diese Übersicht ist auf eure Zuarbeit angewiesen: schickt uns die Termine eurer Gremien, wir geben sie ein und alle können bei Bedarf nachgucken Link: http://sofo-hd.de/list?nDays=0&tag=gremien&title=Gremientermine
Das ist jetzt vielleicht alles etwas viel und abstrakt - daher planen wir eine Gremienschulung mit Überblicken und praktischen Beispielen aus der aktuellen Gremienarbeit.
Daher: Watch out for the Gremieneinführung - more to come
Für heute grüßt herzlich
die Gremienkoordination der FSK

2. Infomail

Liebe Mitglieder in den Fakultätsräten,
seit der letzten Infomail ist schon ein wenig Zeit vergangen und die erste Sitzung hat inzwischen stattgefunden. Deshalb schauen wir virtuell mal wieder vorbei und teilen euch ein paar Neuigkeiten mit!
Wichtig: Sobald ihr eine Einladung zum Fakultätsrat bekommt, sobald euer Vortreffen abgemacht ist: schickt uns den Termin! Wir tragen ihn im Gremienkalender sofo ein: http://sofo-hd.de/list?nDays=0&tag=gremien&title=Gremientermine
1. Tipps für euren Gremienalltag
a. Was tun, wenn es keine Unterlagen gibt?
Das sollte eigentlich nicht geschehen, insbesondere dann nicht, wenn über Kandidaturen und Prüfungsordnungen abgestimmt wird.
In solchen Fällen empfehlen wir, auf jeden Fall immer im Vorfeld zu fragen - sicherlich ist es ein Versehen.
Wenn ihr dennoch keine bekommt, gehört es sich, während der Sitzung zu protestieren und ggf. darum bitten, Abstimmungen zu vertagen.
Fragt in anderen Fachschaften, Fakultäten oder betroffenen Gremien nach, ob diese auch keine bekamen.
Ihr erreicht alle Betroffenen am Schnellsten über die entsprechenden Verteiler: http://agsm.fsk.uni-heidelberg.de/index.php/Emailverteiler
Arbeitet darauf hin, dass ihr auf eure Fragen auch eine Antwort erhaltet! Notfalls müsst ihr vorbeigehen.
Wir freuen uns über Ergänzungen bei den Adressen! Schreibt einfach, wenn ihr etwas wisst, dann können wir die Adressen ergänzen.
b. Wie kann man eigentlich selber Anträge stellen?
Das geht ganz einfach: ihr beantragt einen Tagesordnungspunkt innerhalb der Frist und schickt die Unterlagen gleich mit (oder nach, wenn ihr sie nicht rechtzeitig habt).
Die Frist sollte mit den Sitzungsterminen verschickt werden. Schaut mal auf den Brief, den ihr vom Dekan erhalten habt.
Wenn die Frist dort nicht vermerkt wurde, könnt ihr auch einfach in die Verfahrensordnung (VerfO) der Uni Heidelberg gucken. Dort ist von mindestens fünf Werktagen die Rede. Besser ist es aber natürlich, etwas mehr Zeit zu haben, um die Unterlgen auch gebührend konsultieren zu können.
Relevante Rechtstexte findet ihr übrigens hier: http://www.zuv.uni-heidelberg.de/recht/gesetze.html
c. Wie mächtig sind wir in Gremien. Oder: Was kann man tun, um einer Argumentation Nachdruck zu verleihen?
Wie ihr sicher bereits festgestellt habt, sind Student*innen in den Gremien in der Minderheit. Es gibt Diskussionen, in denen man den Eindruck gewinnen könnte, dass die studentischen Argumente nicht gehört werden angesichts der professoralen Mehrheit.
Das muss aber nicht so sein. Ihr habt die Möglichkeit, eine persönliche Erklärung nach § 10 der Verfahrensordnung abzugeben. Welche formalen Vorgaben ihr dabei erfüllen müsst, erfahrt ihr in der VerfO. Was es euch bringt, ist klar: ihr habt das Recht, eine kurze Rede zu halten und diese im Nachgang als Persönliche Stellungnahme ausformuliert zu den Akten zu geben. Dort wird sie dokumentiert und kann so leicht nicht mehr ignoriert werden.
Da ihr in eurer Funktion als studentische Vertreter*innen auch anderen Gremien zuarbeitet, erleichtert ihr den Student*innen dort die Vorbereitung, wenn ihr eure Stellungnahmen an diese weiterleitet. Diskussionen finden schließlich nicht nur in den Fakultätsräten statt, der Informationsfluss sollte deshalb für die Betroffenen stimmen.
Hier findet ihr sie: http://www.fsk.uni-heidelberg.de/gremienarbeit/persoenliche-erklaerungen.html
d. Umlaufverfahren
§ 9 (1) VerfO regelt die Beschlussfassung. Darin enthalten ist auch ein elektronische Verfahren zur Abstimmung, das sogenannte Umlaufverfahren.
Umlaufverfahren heißt, dass alle per Mail oder Brief abstimmen - d.h. ohne Aussprache. Daher ist gerade bei beratenden Gremien ein Umlaufverfahren eher widersinnig. Die Verfahrensordnung sieht Umlaufverfahren daher vor allem bei Themen wie Terminfindung oder Protokollabstimmung vor. EIn Umlaufverfahren muss sofort abgebrochen werden, wenn ein Gremienmitglied Widerspruch einlegt (die Angabre eines Grundes ist hierzu nicht nötig), auch das regelt § 9 (1). Und: "Bestehen Zweifel an der ordnungsgemäßen Durchführung des schriftlichen oder elektronischen Verfahrens, so ist dies unverzüglich zu rügen." Klar ist, dass es bei einem solchen Verfahren auch mal zu einer (gewollten oder ungewollten) Nachlässigkeit kommt. Deshalb: besser gar nicht erst darauf einlassen.
2. Aktuelle Infos:
a) Schulungen zu Chancengerechtigkeit in Berufungsverfahren und Diversitymanagement
Das Gleichstellungsbüro der Uni Heidelberg organisiert ein Seminar u.A. über Chancengerechtigkeit in Berufungskommissionen und in Personalauswahlverfahren. Wer schon immer mal Methoden kennen lernen wollte, wie in Berufungskommissionen gender bias zu vermeiden ist oder nach Begründungen für die Arbeit im Fakultätsrat sucht, kann sich gerne anmelden. Ihr seid gefragt: http://sofo-hd.de/event/1382734185 und http://sofo-hd.de/event/1383336840
b) Terminschlagzeiler:
Informiert euch über den Gremien-Austauschverteiler (kurz: GrAus) über anstehende Vorbereitungs- und Koordinierungstreffen. Ihr seid diejenigen, die im Fakultätsrat die Diskussionen mitverfolgt und die gefallenen Argumente und Positionen an andere Diskussionsteilnehmer*innen weitergeben könnt. Wie gesagt, finden dieselben Diskussionen auch außerhalb des Fakultätsrates statt. Manchmal werden sie von oben herab dort hinein getragen manchmal von unten herauf über die Dekane in den Senat. Lasst eure studentischen Vertreter*innen dort nicht nur die Ansichten der Dekane hören. Informiert euch, beteiligt euch!
3. Aktuelle Themen in der uniweiten Diskussion:
a) Sprachanforderungen:
Hierüber wird im SAL (Senatsausschuss für Lehre) diskutiert. Worum es geht, erfahrt ihr hier:
http://fsk.uni-heidelberg.de:9001/p/sprachen
Ergänzungen sind willkommen.
b) Schlichtung der Qualitätssicherungsmittel:
Anfang des Jahres wurden drei Modelle zur Diskussion in die Fakultätsräte gegeben:
http://agsm.fsk.uni-heidelberg.de/index.php/SchlichtungQuaSiMi
Wie ist der aktuelle Stand in eurer Fakultät? Hierzu wird es noch ein eigenes Treffen geben, aber vorher einen Überblick zu haben, wäre hilfreich. Ihr könnt eure Rückmeldung gleich ins Etherpad schreiben:
http://fsk.uni-heidelberg.de:9001/p/Schlichtung_Stand_Fakultaeten
Gibt es Fragen? Meldet euch, wann immer ihr mögt.
Für heute grüßt herzlich
die Gremienkoordination der FSK
PS: Verfahrensordnungen gibt es im ZFB. Holt euch ein Exemplar ab oder lasst es euch an eure Fachschaft schicken.